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Comment trouver un local pour votre entreprise ? Quel type de bail faut-il prendre ? Faut-il acheter ou louer ? Les réponses à toutes vos questions concernant l’immobilier d’entreprise en 2022.
Vue d’ensemble
Si vous possédez une entreprise ou exercez une profession commerciale, vous louez probablement ou possédez un local à cet effet. La plupart des entreprises demandent des espaces de différentes sortes, pour les devantures, les bureaux, le personnel ou les entrepôts. Quand votre société grandit, il vous faut davantage de surface et un aménagement différent.
Ce que vous ignorez peut- être est que vous pouvez marchander et négocier des formules de contrats plus favorables. Il n’y a pas de loi stipulant que vous devez suivre la même convention que tous les contractants qui vous précédaient.
Avant la négociation, prenez connaissance des questions clés. D’autres ont-ils des vues sur le local commercial qui vous intéresse ? S’il y en a, votre position est affaiblie, d’ autant que l’autre société peut ne pas être aussi bien informée que vous, et peut signer l’acte aveuglément.
Le local est- il libre depuis longtemps ? Si oui, le propriétaire peut avoir plus de mal à le louer et vous faire un plus gros rabais.
Questions clés pour la négociation des contrats
Il y a des douzaines de clauses dans tout acte de bail En plus du loyer mensuel, il y a les conditions d’usage des locaux, la superficie louée, l’accès aux entrepôts adjacents et autres. En fonction de l’emplacement et de la disposition particulière du local commercial, vous pouvez négocier la totalité ou une partie de ces clauses.
Les clauses des baux commerciaux qui sont débattues portent sur :
– La prime versée par le propriétaire ou la société de location, à la fin d’un bail soit pour versement dans les délais ou en remerciement d’une prolongation de contrat,
– La durée du bail en mois ou années,
– L’utilisation des locaux, les places de parking, les heures d’accès et le règlement intérieur,
– Le métrage et l’emplacement exact de l’endroit loué,
– Les charges ajoutées au coût de l’opération (ex : l’eau et son évacuation seront elles à la charge du propriétaire ?),
– Le remboursement des éventuelles transformations et améliorations faites par le locataire après acceptation du propriétaire,
– La responsabilité des réparations et de l’entretien au point de vue financier et prévisionnel,
– L’accord ou la tolérance de sous –location,
– Le renouvellement sans frais des clauses concernant la réduction ou l’augmentation du loyer,
– Le coût correspondant à l’opération de location de local commercial,
– Les droits et frais dus en cas de départ ou d’annulation de bail (Dans quels cas le locataire peut- il partir sans pénalité ?),
– L’obligation d’assurance,
– Les dépôts de garantie, de sécurité et la dernière traite mensuelle,
– Les options supplémentaires possibles pour le locataire si besoin.
Types de contrats
En plus du bail souscrit qui peut varier, le contrat « type » peut aussi varier. Il y a 5 principaux types de baux. Le modèle qu’il vous faut dépend de la structure de votre affaire, de son budget et de la superficie nécessaire. Le bail brut est le type de bail commercial le plus utilisé. Le locataire paye un loyer mensuel au propriétaire qui, en retour, prend l’engagement de payer impôts, assurance, frais d’entretien et autres dépenses relatives à la propriété foncière Elles sont souvent nommées dépenses courantes mais elles n’ont en fait rien de courant. Aucun mandat réglementaire n’établit que les clauses ne sont pas négociables. Le bail net est le type de bail le plus utilisé. Le locataire paye un loyer mensuel au propriétaire et une partie des charges incombant au propriétaire, incluant entretien, réparations, assurance et impôts. Les baux nets permettent souvent plus de flexibilité au locataire dans la jouissance des locaux commerciaux. Le bail triple a beaucoup de similitudes avec le bail net, car le locataire paye la plupart des charges rattachées à l’opération immobilière. Il s’agit le plus souvent d’immeubles indépendants.
On désigne avec précision les baux de centres commerciaux ou centres commerciaux à ciel ouvert. Le locataire paye un montant par mètre carré et un pourcentage à partager pour les parties communes du centre. Cela comprend généralement une partie des taxes foncières, l’assurance des bâtiments, l’entretien, les réparations y compris celles des lieux de stationnement et les endroits de livraison.
Le dernier type de bail très employé est le bail foncier. Il implique un locataire prenant le bail d’un terrain avec l’intention d’y construire un immeuble. Alors que les constructions sont payées et entretenues par le locataire, jusqu’ à l’expiration du bail, tous les bâtiments, aménagements et biens reviennent au propriétaire du terrain .C’ est le cas type des baux à très long terme, allant de 5 à 100 ans ou plus.
Déménagement
Après avoir choisi votre emplacement, signé votre contrat ou ratifié votre achat, il est temps de commencer le travail d’emménagement.
Un déménagement opportun prévoit beaucoup de temps pour emballer et déménager l’équipement de bureau .Ne sous estimez pas la quantité d’emballage nécessaire, alors que vous continuez votre travail.
Envisagez de retenir quelques aides temporaires pour emballer les documents non confidentiels et le stock non utilisé dans des cartons, afin que vos employés puissent continuer à travailler. Profitez-en pour faire un inventaire de tout votre équipement informatique et automatique. Repérages et décorations sont plus faciles à envisager avant le déménagement. Impliquez vos employés dans la mise en place et l’aménagement pour accroître leur responsabilité et les rendre motivés par un changement habituellement redouté.
Envisagez de louer ou acheter quelques nouveaux meubles de bureau pour votre nouvel espace commercial. Projetez des aménagements utiles à vos employés et n’oubliez pas de prévoir des toilettes appropriées.
Sous-louez avec prudence. Assurez- vous que votre bail commercial autorise la sous- location avant de la concrétiser. Si vous devez obtenir l’accord du propriétaire avant de sous- louer, faîtes le rapidement.
Contactez tous les services publics et fournisseurs pour être sûr de leur fonctionnement sur les deux sites lors du déménagement. Désignez l’emplacement du bureau avant que les caisses n’arrivent; cela permettra une installation plus rapide puisque chacun saura où aller.
Commandez, bien à l’avance, clés, cartes et service de sécurité pour éviter d’être bloqué.
Chacun devrait obtenir un laissez- passer officiel du nouveau bâtiment auprès du service de sécurité. Commandez chéquiers, cartes de crédit, factures et autres imprimés à utiliser pour annoncer votre nouvelle adresse. Prenez le temps d’expliquer le fonctionnement du téléphone et des systèmes de communication à tous vos employés, que ce soit ou non, une nouvelle installation.
Vous pouvez organiser une soirée et invitez vos clients et fournisseurs habituels en plus de vos amis et des familles de vos employés, c’est un bon moyen de se familiariser avec les nouveaux locaux.
Les courtiers
Un courtier en immobilier d’entreprise est une personne ou société patentée par l’état pour représenter un acheteur, un vendeur, un bailleur ou un locataire dans une transaction immobilière d’entreprise, en échange d’une commission. Il est essentiellement votre agent et doit vous représenter dans le meilleur des cas.
Cherchez le courtier qui vous convient. La plupart des courtiers se spécialisent dans deux ou trois types de transactions immobilières commerciales. Les emplacements industriels, de magasins, de bureaux et d’entrepôts sont quelques exemples de leurs spécialisations.
Optez pour un courtier ayant fait ses preuves dans le domaine de vos recherches. Vérifiez ses références et assurez-vous que ses autorisations sont à jour. C’est à vous de choisir votre terrain d’activité et non au courtier. Ne laissez pas un courtier vous influencer sur un espace plus petit ou plus grand que ce que vous avez jugé nécessaire. Éloignez-vous des courtiers qui ne montrent que les propriétés qu’ils représentent. Souvenez-vous : le courtier est votre agent et doit avoir votre meilleur intérêt en tête, non son désir de commission. Qu’ils n’aient pas l’exclusivité d’un bien qui vous convienne, ne veut pas dire qu’ils ne le trouveront pas. Servez-vous des connaissances de votre courtier immobilier d’ entreprise en ce qui concerne le marché et les emplacements privilégiés pour vous trouver un site magnifique.
Des courtiers réputés pourront suggérer des zones qui deviendront des foyers d’affaires et vous éloigner des quartiers ne convenant pas à votre activité. Un bon courtier pourra vous aider à anticiper vos besoins futurs et chercher un local susceptible d’être agrandi.
Évitez les courtiers « pressés » qui vous trouvent tout de suite l’espace souhaité au lieu d’envisager votre extension dans les 5 ans à venir.
Sortie de bail
Après quelque temps dans votre emplacement commercial, vous pouvez déménager pour une raison ou une autre.
Voici les raisons les plus fréquentes :
– Votre entreprise a prospéré plus que prévu et nécessite plus d’espace,
– Vous désirez un meilleur emplacement à cause d’un changement de direction de votre entreprise ou des besoins des clients,
– Votre entreprise est en déclin et vous souhaitez payer moins cher ou voulez tout arrêter.
– Un désaccord est survenu avec le propriétaire ou le service de direction de la propriété
ou vous désapprouvez la manière d’interpréter les termes du bail.
Si vous souhaitez déménager parce que votre société a besoin de plus d’espace ou qu’un meilleur emplacement vous est nécessaire, vous pouvez sous-louer l’endroit actuel. L’intérêt est que c’est un procédé vraiment rapide, qui ne vous apportera pas de frais supplémentaires. L’inconvénient est que vous continuez à être responsable du loyer si le sous- locataire a du retard ou s’en va. Vérifiez votre bail d’origine pour la provision de sous- location. La sous- location est aussi une solution possible si les affaires sont médiocres et qu’il vous faut alléger vos dettes.
Si vous accédez à un emplacement plus coûteux ou à une plus grande surface commerciale, vous pouvez convaincre vos propriétaires qu’il est dans leur intérêt de vous louer une surface plus grande et plus chère qu’ils détiennent, et qui satisfera vos besoins.
Ils gagneront davantage, vous gagnerez davantage et ils pourront louer à une autre société votre surface plus petite et de moindre rapport. Ceci fonctionne mieux quand vous avez affaire à de grandes compagnies de gestion de patrimoine car elles brassent beaucoup d’offres et de demandes.
Vous pouvez offrir le rachat du loyer restant en un seul paiement. Plus tôt votre propriétaire relouera, plus minime sera la somme globale à verser. L ‘intérêt de cette transaction est que vous pouvez emménager dans vos nouveaux locaux sans grande pénalité. L’ inconvénient est que votre paiement forfaitaire est entre les mains de l’agence, s’ils ne s’efforcent pas à relouer rapidement, vous vous retrouverez avec une grosse somme à payer.
Si simplement vous n’aimez plus les lieux ou les rapports avec le propriétaire, vous devriez relire votre bail et voir si l’insatisfaction provient d’un point en violation avec le contrat. Si vous trouvez que vous avez suffisamment de motifs pour sortir du bail, vous pouvez essayer de faire d’abord le point avec le propriétaire. Demandez à sortir du bail et expliquez pourquoi. Si cela ne marche pas, cherchez un conseil juridique.
Trouver la bonne surface
Quelle surface d’espace commercial convient à votre entreprise ? Cela dépend de plusieurs facteurs, de faits à la fois concrets et de projections. Comme la plupart des baux commerciaux sont sur une période de 5 ans, vous pouvez envisager de vous baser sur ce nombre.
D’abord, il faut vous poser quelques questions, ainsi qu’à vos associés : Où en est la société ? Votre entreprise recherche-t-elle une expansion dans les 5 ans à venir ? Quel effectif allez-vous atteindre dans les 5 prochaines années ? A quelle taille d’organisation souhaitez-vous arriver ? De quelles ressources avez-vous besoin pour atteindre cet objectif ? Pour atteindre votre but, combien vous faudra-t-il d’employés, de matériel de bureau, d’espace industriel, d’ordinateurs et d’équipement de bureau, d’entrepôts pour fournitures, classeurs et stocks.
Si vous êtes essentiellement un homme d’affaires, sans beaucoup de besoins pour vos stocks, vous pouvez compter 45 à 60 mètres carrés par employé en plus d’un courant de trafic de 15%.
Faut-il acheter ?
Avez-vous du mal à prendre la décision d’acheter, louer ou contracter un bail de local commercial pour votre entreprise ? Vous n’êtes pas le seul .Chacun a sa propre opinion, mais en fin de compte la décision est la vôtre. Étant donné que votre société n’a rien à voir avec les autres, votre situation est unique.
Si vous décidez d’acheter une partie de local, vous avez le bénéfice des plus-values d’actif. Si la valeur croît, vous pouvez le vendre plus que vous ne l’avez acheté .Vous bénéficiez aussi de frais généraux fixes. Votre hypothèque n’augmentera pas (à moins que vous n’ayez contracté un ARM). Votre société aurait l’option de la sous-location pour aider au paiement des factures.
Un inconvénient à l’achat d’un espace commercial est que vous avez l’entière responsabilité de l’entretien, des réparations, impôts et taxes propres à la propriété.
Si vous achetez, vous vous retrouvez prisonnier d’un plus long engagement – il y a souvent des pénalités pour prépaiement prévues dans les hypothèques de l’immobilier d’entreprise. Et si vous trouvez que l’endroit vous déplaît, vous êtes coincé là où vous êtes pour un bon moment.
Jargon employé
– Un rapport par un professionnel patenté est une analyse impartiale d’un bien d’entreprise et une analyse avec calculs menant aux conclusions.
– Un rapport d’estimation est obligatoire pour toute vente foncière.
– Un agent patenté est celui qui travaille pour acheteur, vendeur, locataire, propriétaire ou les deux à la fois .Il aide à faciliter les contrats de vente ou de location et assiste les clients dans le processus d’immobilier d’entreprise.
– Un usage en location à bail d’immobilier d’entreprise est le fait qu’un propriétaire apporte des améliorations pour convenir aux besoins du locataire .La construction fait habituellement partie des clauses du bail, mais les bâtiments et les embellissements restent propres au propriétaire après l’expiration du bail. Ce sont généralement des baux à long terme.
– Les profits, rabais ou compromis faits par le vendeur ou le propriétaire pour la vente ou le bail varient rapidement. Surfaces, améliorations, dépenses d’emménagement, augmentations, réductions ou gratuité pour une partie du loyer sont des concessions courantes.
– Un paragraphe du bail permet l’augmentation du loyer .La clause « escalade » inclut les règles qui doivent être suivies dans ce cas. Ces règles comprennent : l’augmentation maximum du loyer par exercice, le laps de temps requis entre les augmentations, le pourcentage d’élévation du coût de la vie en fonction de l’index gouvernemental et les augmentations directement reliées aux opérations immobilières.
– Un accord entre le propriétaire du bien et le locataire permet à celui-ci de se retirer, en totalité ou en partie du bail contracté, pour un autre travail.
